Alle, der sich eine Mail-Adresse zulegt, egal bei welchem Anbieter, bekommt einen sogenannten Mailspace zur Verfügung gestellt. Dies ist ein Speicherplatz am Server des Providers für den eMail Hosting Account. Auf dem Mailspace werden ankommende E-Mails gelagert und können vom Nutzer jederzeit abgerufen und ebenso wieder gelöscht werden.

Die Umfang des Mailspace beim eMail Hosting hängt an erster Stelle vom Provider ab und zweitens ob es sich um ein kostenlosesn-E-Mail-Konto handelt, oder in wie weit zu diesem Zweck ein Entgelt geleistet wird. Die Kosten eines Mailspace sind höchst verschieden und hängen ebenso noch von mehreren Faktoren, wie beispielsweise den erworbenen Zusatzleistungen ab. Der Anbieter bestimmt auch die maximale Größenordnung einer E-Mail im Posteingang. Ist eine empfangene E-Mail größer als im Vorfeld festgesetzt, kann diese Mitteilung nicht angenommen werden und der Absender erhält eine Fehlermeldung diesbezüglich. Der Empfänger wird von der E-Mail nichts mitbekommen können.

Im Internet wird sowohl Kostenlosen-Mailspace angeboten, als auch kostenpflichtige eMail Hosting Angebote. Die Speicherkapazität reicht hierbei von 500 Megabyte bis zu 10.000 Megabyte und mehr. Größen bishin zu 25 Gigabyte sind möglich.

Viele Provider eines Mailspace bei dem eMail Hosting zur Verfügung stellen Zusatzfunktionen wie zum Beispiel einen Autoresponder an, welcher bei Abwesenheiten auf Anhieb eine Rückantwort mit dem gewünschten Text sendet, beziehungsweise auch zusätzliche Filtermöglichkeiten und selbstverständlich Regeln für unerwünschte E-Mails, die bekannten Spams.

Der Wettbewerb im Bereich Webspace und eMail Hosting wird immer größer, weshalb Serviceprovider immer mehr Extraleistungen zur Verfügung stellen.

Die technische Entwicklung ist selbstverständlich ebenso nicht stehen geblieben, sodass es inzwischen meist kein Problem mehr darstellt, wenn man ein Video oder Bilder verschicken möchte. War früher der Mailspace des eMail Hosting Angebots dafür begrenzt, so ist die Größenordnung heute beinahe unbeschränkt.

Wie lange eine E-Mail im Posteingang gespeichert wird, hängt genauso vom Anbieter des Mailspace ab. Hierüber sollte man sich vorher genau informieren, damit man später nicht überrascht wird, wenn plötzlich E-Mails serverseitig beseitigt werden.

Der Unterschied eines Mailspace zum Web Space ist, dass bei dem Webspace Inhalte, wie eine Homepage gespeichert werden und auf einem Mailspace nur ein- sowie ausgehende E-Mails.